BAB 13

BAB 13 

Akuisisi Sistem, Manajemen Servis, dan Outsourcing 

Begitu tujuan bisnis telah ditentukan untuk solusi yang dicari, proses akuisisi atau outsourcing untuk sistem dan / atau layanan dapat dimulai. Baik akuisisi maupun alih daya harus dikelola dan dipantau secara memadai untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka, dan menyediakan layanan yang konsisten dengan tujuan dan sasaran manajemen. Auditor dan manajemen TI perlu menyadari pentingnya area-area ini dan proses kontrol kritis yang perlu ada untuk mendukung dan melindungi organisasi. Baik akuisisi maupun alih daya harus dikelola dan dipantau secara memadai untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka, dan menyediakan layanan yang konsisten dengan tujuan dan sasaran manajemen. Auditor dan manajemen TI perlu menyadari pentingnya area-area ini dan proses kontrol kritis yang perlu ada untuk mendukung dan melindungi organisasi.

 Bab ini juga menjelaskan manajemen layanan dan harapan untuk kemitraan yang efektif antara organisasi dan pemasok. Semua ini membantu memastikan bahwa nilai yang diharapkan memang dikirim dari kontrak dan pemasok. Mengalihdayakan TI, dibahas selanjutnya, mengacu pada mempekerjakan perusahaan luar untuk menangani semua atau sebagian dari kegiatan pemrosesan TI organisasi. Ini adalah solusi bisnis yang layak, strategis, dan ekonomi yang memungkinkan organisasi untuk fokus pada apa yang mereka lakukan terbaik (mis., Kompetensi inti) dan meninggalkan kegiatan pemrosesan TI (mis., Data pemrosesan, dll.) ke perusahaan komputer yang berkualitas. Terakhir, keterlibatan audit TI dan prosedur ketika memeriksa akuisisi sistem serta layanan TI outsourcing dijelaskan.

Strategi Akuisisi Sistem

Penting untuk memiliki strategi yang membantu departemen dalam pemilihan, pembelian dan, jika berlaku, implementasi sistem terkait teknologi

Proses Akuisisi Sistem Ada banyak hal yang ditulis dalam bidang ini. Proses akuisisi sistem harus mencakup identifikasi dan analisis solusi alternatif yang masing-masing dibandingkan dengan persyaratan bisnis yang ditetapkan. Secara umum, proses akuisisi terdiri dari:

- Defining system requirements

- Identifying alternatives

- Performing a feasibility analysis

- Conducting a risk analysis

- Carrying out the selection process

- Procuring selected software

- Completing final acceptance

Defining System Requirements

Persyaratan sistem menggambarkan kebutuhan atau tujuan sistem. Mereka mendefinisikan masalah yang harus dipecahkan, tujuan bisnis dan sistem, proses sistem yang harus diselesaikan, dan hasil dan harapan untuk sistem.Persyaratan sistem dapat ditangkap dengan mewawancarai manajemen dan yang diharapkan Persyaratan pengumpulan dapat juga dicapai dengan:

◾ Memeriksa sistem yang ada.

◾ Meninjau formulir dan laporan kertas dan elektronik terkait.

◾ Mengamati proses bisnis terkait.

◾ Bertemu dengan manajemen TI dan staf pendukung mengenai harapan dan kendala mereka

untuk menerapkan dan mendukung sistem.

◾ Meneliti perusahaan lain dalam industri terkait, dengan ukuran perusahaan yang sama, dan dengan lingkungan teknis yang sama untuk mengidentifikasi praktik terbaik dan pelajaran yang dipetik.

Dokumen persyaratan sistem secara formal mencatat harapan sistem, dan biasanya memberikan informasi berikut:

◾ Pengguna yang dituju. Para pengguna sistem termasuk mereka yang benar-benar berinteraksi dengannya juga

mereka yang menggunakan informasi yang dihasilkannya.

◾ Lingkup dan tujuan. Ruang lingkup harus "holistik," menggabungkan kedua lingkungan teknis serta perspektif bisnis.

◾ Pernyataan masalah. Deskripsi masalah yang perlu dipecahkan oleh sistem.

◾ Sasaran sistem. Pastikan untuk memasukkan maksud dan tujuan dari teknis maupun bisnis

perspektif.

◾ Analisis kelayakan. Menentukan batasan atau batasan untuk sistem dari segi teknis dan

poin pendirian bisnis. Kelayakan harus dinilai dalam kategori berikut: ekonomi,

teknis, operasional, jadwal, hukum atau kontrak, dan politik. Kelayakan dapat mencakup

hal-hal yang berwujud, tidak berwujud, satu kali, atau berulang.

◾ Asumsi lain. Harapan tambahan dibuat terkait sistem seperti kepatuhan

dengan praktik bisnis yang ada.

◾ Fungsi sistem yang diharapkan. Fungsi sistem yang diharapkan disediakan seperti otorisasi

pembayaran dan memberikan status akun.

Attributes Atribut sistem. Atribut seperti kemudahan penggunaan, toleransi kesalahan, waktu respons, dan integrasi dengan platform yang ada.

◾ Konteks atau lingkungan di mana sistem diharapkan beroperasi. Ini termasuk deskripsi

sistem yang diharapkan sesuai atau antarmuka dalam lingkungan (mis., konteks industri,

budaya perusahaan, lingkungan teknis, dll.).

Mengidentifikasi Alternatif

Ada banyak opsi dalam pengadaan solusi sistem (mis., Perangkat lunak), yang mencakup kombinasi dari yang berikut ini

Melakukan Analisis Kelayakan

◾ Legal

◾ contractual feasibility

◾ Political feasibility

Melakukan Analisis Risiko

Analisis risiko meninjau keamanan sistem yang diusulkan. Ini mencakup analisis keamanan ancaman dan potensi kerentanan dan dampak, serta kelayakan kontrol lainnya itu dapat digunakan untuk mengurangi risiko yang diidentifikasi.

Melakukan Proses Seleksi

Proses pemilihan termasuk mengidentifikasi kecocokan terbaik antara alternatif yang tersedia dan persyaratan yang diidentifikasi.

Pengadaan Perangkat Lunak yang Dipilih

Setelah solusi teknis telah dipilih, proses pengadaan membantu memastikan bahwa itu benar syarat dan ketentuan dinegosiasikan. Salah satu proses integral dalam setiap proyek adalah pengadaan layanan, perangkat keras, dan perangkat lunak Syarat dan ketentuan kontrak secara normal termasuk yang berikut ini:

◾ Definisi fungsional pekerjaan yang akan dilakukan.

◾ Spesifikasi untuk desain input atau output, seperti antarmuka, layar, atau laporan.

◾ Penjelasan terperinci dari perangkat keras yang diperlukan.

Menyelesaikan Penerimaan Akhir

Rencana penerimaan harus disepakati dan ditetapkan dalam kontrak. Rencana ini mendefinisikan persyaratan dan kondisi untuk penerimaan.

Manajemen Pelayanan

Proses manajemen layanan dimulai setelah kontrak ditandatangani dan membantu memastikan bahwa pemasok hidup sesuai komitmen mereka.

Layanan IT Didefinisikan

Mendefinisikan layanan mengharuskan organisasi untuk mempertimbangkan layanan apa yang penting dari perspektif pelanggan.

Tingkatan Jasa Persetujuan

SLA adalah perjanjian formal antara pelanggan yang membutuhkan layanan dan organisasi yang ada bertanggung jawab untuk menyediakan layanan tersebut. Di bawah ini adalah istilah dasar yang didefinisikan terkait dengan SLA.

◾ Layanan. Seperangkat kiriman yang melewati antara penyedia layanan dan konsumen layanan.

◾ Level. Pengukuran layanan yang dijanjikan, layanan yang diberikan, dan delta antara

dua.

◾ Perjanjian. Kontrak antara dua entitas — entitas yang menyediakan layanan dan penerima

Layanan Desain dan Harga

Desain layanan bisa sangat rumit, tergantung pada kerusakan organisasi dan komponen yang diperlukan untuk mendukung aplikasi.

Keterlibatan dan Pengiriman Layanan

Aspek penting dari manajemen layanan adalah bagaimana layanan dikirimkan ke organisasi pengguna. Layanan penyediaan adalah titik kontak pertama dengan pengguna dan titik penangkapan untuk penggunaan informasi

Pengukuran Layanan

Area yang diukur mendapatkan fokus dan cenderung meningkat sebagai hasilnya. Berfokus hanya pada pelanggan layanan dapat mengarah pada peningkatan di satu bidang atas pengorbanan orang lain (mis., biaya dan keamanan, dll.) Sama pentingnya dengan apa yang diukur adalah bagaimana mengukur.

◾ Konsumsi puncak.

◾ Kapasitas yang dialokasikan

◾ Consumption Konsumsi rata-rata.

◾ Availability Ketersediaan ujung ke ujung didasarkan pada pemadaman komponen serta masalah / pemadaman yang dilaporkan selama jam layanan inti.

Alat Manajemen Layanan

Ada banyak alat yang tersedia untuk membantu organisasi dalam menerapkan proses manajemen layanan. Alat diperlukan untuk menangkap kinerja, metrik penggunaan dari berbagai platform, dan untuk mengkonsolidasikan dan melaporkan semua informasi ini. Diperlukan otomasi untuk menghasilkan yang efisien proses pengukuran dan pelaporan

Mengalihdayakan Sistem TI

Outsourcing mengacu pada transfer pengiriman layanan kepada pihak ketiga, yang memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada kompetensi inti. Menurut State of Outsourcing, Shared Services KPMG 2017 dan Laporan Survei Industri Operasi, TI terus menjadi pengguna outsourcing terbesar, dengan 94% organisasi menggunakan setidaknya beberapa IT untuk keduanya, manajemen aplikasi dan infrastruktur. Hampir setengah dari perusahaan yang merespons telah mengalihdayakan proses TI mereka kepada pihak luar. PSB dan PEO merupakan pilihan yang menarik bagi bisnis untuk mengurangi biaya, seperti:

◾ menghilangkan kebutuhan mempersiapkan gaji untuk sejumlah besar perusahaan;

◾ mengembangkan dan mempertahankan keahlian yang diperlukan untuk mematuhi perubahan yang terus-menerus

hukum pajak;

◾ menawarkan berbagai manfaat yang lebih luas di semua klien mereka; dan

◾ membebaskan sumber daya komputer (mis., Sistem aplikasi manajemen penggajian dan manfaat, dll.).

Keterlibatan Audit TI

Tanpa penerapan kontrol yang sesuai terkait dengan sistem pembelian atau outsourcing /

perangkat lunak, kerusakan yang tidak perlu atau gangguan pada informasi organisasi dapat terjadi. Seperti itu kerusakan dapat mengakibatkan kegagalan proses kritis organisasi.

Akuisisi Perangkat Lunak Audit

Solusi perangkat lunak yang dibeli harus memenuhi persyaratan pengguna secara efektif dan efisien. Itu juga situasi di mana audit TI dapat diminta untuk memberikan evaluasi eksternal terhadap proses dan prosedur yang berlaku dan apakah akuisisi itu sesuai dengan proses kelembagaan dan prosedur operasi.

Organisasi Layanan Audit

Organisasi layanan (S.O.) didirikan untuk menawarkan layanan kepada organisasi yang memutuskan untuk melakukan outsourcing, misalnya, layanan pemrosesan data mereka.

Kesimpulan

Meskipun memperoleh perangkat lunak bisa sangat sukses, itu juga bisa ketinggalan menandai. Perangkat lunak yang dibeli dapat kehilangan persyaratan pengguna, melebihi tujuan implementasi atau biaya implementasi, serta memperkenalkan penundaan dalam jadwal bisnis atau proyek.